Les réunions ont souvent mauvaises réputations : elles seraient chronophages, remplies de bavardages et peu efficaces. Avec quelques ajustements, il est possible de faire de ces moments de véritables moments de co-construction et de partage.
Comme tout le monde, je subie parfois des réunions interminables et peu efficaces. Une étude réalisée en 2014 par l’Institut des Hautes Études de l’Entreprise annonce qu’un cadre passerait plus de 3h par jour en réunion. Ce chiffre important surprend. Passer autant de temps en réunion nous permet-il d’être plus efficace ou de prendre de meilleures décisions ?
Et si les réunions étaient repensées ? Trois principes peuvent aider : des réunions essentielles, préparées et concises.
Essentielles
Organiser des réunions si, et seulement si, elles sont essentielles. Il est parfois plus efficace de faire une audioconférence ou un appel via Skype de quelques minutes plutôt que de passer des heures en réunion. Se demander si une réunion est nécessaire, ça évite également de créer des contraintes inutiles aux éventuels participants.
Préparées
Une bonne réunion, c’est une réunion préparée avec un ordre du jeu clair et définis. Le plus pratique est de définir un objectif précis pour la rencontre. Il peut s’agit d’une question, d’un objectif quantifiable, ou d’une information à partager. Si l’ordre du jour est convenu en amont, et envoyé aux participants, ils peuvent déjà se projeter ou s’inscrire dans la réunion.
Concises
Si les deux premières règles sont respectées, alors la réunion peut tenir en une heure maximum. Une astuce pour y parvenir consiste à prévoir les réunions juste avant le déjeuner vers 11h. Avec cet horaire, il n’y a pas trop de débordements et le déjeuner peut permettre de poursuivre les discussions de manière informelle.